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Um die Verwaltung eines Fuhrparks möglichst effizient zu gestalten, ist ein reibungsloser und effizienter Bestellprozess für Leasingfahrzeuge ein entscheidender Faktor. Durch die Implementierung eines strukturierten Bestellprozesses können Unternehmen Zeit, Kosten und Ressourcen einsparen, während sie gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter mit den richtigen Fahrzeugen ausgestattet sind, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Dieser Blogpost beschäftigt sich mit bewährten Methoden und Strategien, um den Bestellprozess für Leasingfahrzeuge im Fuhrpark zu optimieren.
Die zentralisierte Beschaffung der Fahrzeuge
Eine zentralisierte Beschaffung kann Vor- und Nachteile mit sich bringen. Für eine zentralisierte Beschaffung spricht, dass das Wissen bei einer zentralen Stelle liegt, dadurch ergeben sich bessere Preise, die Steuerung erfolgt effizienter und es gibt eindeutige Verantwortungsübertragung. Gegen eine zentralisierte Beschaffung spricht, dass es unübersichtlich werden kann, wenn viele Fahrzeuge in verschiedenen Stadien des Bestellprozesses sind, ebenfalls wird die Koordination mit den Fahrern aufwendiger. Es lohnt sich oftmals, zunächst eine Fuhrparkanalyse durchzuführen, um festzustellen, welchen Bedarf der Fuhrpark tatsächlich hat und welche Bestellmaßnahmen Sinn machen.
Eine standardisierte Fahrzeugauswahl
Die Einführung einer standardisierten Fahrzeugauswahl kann den Bestellprozess vereinfachen. Indem bestimmte Fahrzeugmodelle und -typen vorgegeben werden, werden Entscheidungen beschleunigt und mögliche Verzögerungen vermieden. Die Auswahl sollte auf den Anforderungen des Unternehmens basieren, einschließlich der individuellen Bedürfnisse der Fahrer und der betrieblichen Anforderungen. Eine zu Grunde liegende Car Policy kann hierbei helfen, bereits im Vorfeld entsprechende Regeln schwarz auf weiß festzuhalten und ein Regelwerk dazu festzulegen.
Digitalisierte und automatisierte Genehmigungsprozesse
Durch die Implementierung automatisierter und digitaler Genehmigungsprozesse können Unternehmen Zeit und Aufwand sparen. Durch einen Genehmigungsprozess entsteht z.B. eine Historisierung, d.h. es wird klar ersichtlich, wer wann was genehmigt hat. Dies ist für jeden ersichtlich und die Gefahr, von unaufgearbeiteten E-Mails besteht nicht weiter. Der Genehmiger kann alle relevanten Dokumente im aktuellen Stand einsehen. Dienstleister bieten zudem Softwarelösungen an, die bei der Digitalisierung der Verwaltungsaufgaben im Fuhrpark unterstützen.
Transparente Kommunikation der Beteiligten
Eine klare und transparente Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien ist unerlässlich. Dies umfasst die Kommunikation mit den Leasinggesellschaften, den Fahrern und den internen Abteilungen. Durch die Implementierung eines zentralen Kommunikationssystems oder eines Projektmanagementtools können alle relevanten Informationen zentralisiert und leicht zugänglich gemacht werden.
Integration von Daten und Analysen
Die Integration von Daten und Analysen in den Bestellprozess ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Auswertung von Leasingverträgen, Wartungshistorien und Treibstoffverbrauchsdaten können Unternehmen ihre Flotte optimieren und potenzielle Einsparungen identifizieren. Das 360° ECO-System von CARSYNC kann hier als Plattform genutzt werden, die für die Verwaltung und Nutzung von Dokumenten und der Analyse von Daten die entsprechende Arbeitsbasis liefert.
Kontinuierliche Check Ups und Optimierung
Ein effizienter Bestellprozess ist nicht statisch, sondern erfordert eine kontinuierliche Kontrolle und Optimierung. Unternehmen sollten den Prozess regelmäßig bewerten, Feedback von den beteiligten Parteien einholen und mögliche Engpässe oder Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Dabei kann nicht nur der interne Prozess bewertet werden, sondern auch der Bestell- und Lieferprozess verschiedener Hersteller. In den durch CARSYNC verwalteten Flotten verläuft die Beschaffung der Fahrzeuge sehr zuverlässig. Basierend auf der im Prozess ersichtlich werdenden Häufung von Baubarkeitskonflikten bei manchen Anbietern kann eine verbesserte Herstellerselektion getroffen werden.
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