Für Unternehmen mit Fuhrpark können die Kosten für Kraftstoff, Reparaturen, Wartung und Versicherung erheblich sein. Eine Möglichkeit, diese Kosten zu senken, besteht darin, eine effektive Rechnungsprüfung im Fuhrpark durchzuführen. Wir beleuchten einige Optionen, wie Sie Ihre Kosten dadurch senken können.
Was passiert bei der Rechnungsprüfung
Eine effektive Rechnungsprüfung im Fuhrpark umfasst die Überprüfung aller Kosten im Zusammenhang mit dem Fuhrparkbetrieb. Hierzu gehören Kraftstoffkosten, Wartung und Reparaturen, Versicherungen, Mautgebühren, Leasingraten und andere Ausgaben. Durch eine genaue Überprüfung dieser Kosten können Unternehmen mögliche Fehler und überhöhte Rechnungen identifizieren, wodurch Kosteneinsparungen zustande kommen können.
Herausforderungen bei der Durchführung
Ein häufiger Fehler, der bei der Rechnungsprüfung im Fuhrpark gemacht wird, besteht darin, dass viele Unternehmen die Überprüfung nicht sorgfältig genug durchführen. Oftmals werden z.B. Werkstattrechnungen direkt bezahlt, ohne dass sie vorher genauer geprüft wurden. Dies kann zu unnötigen Kosten führen, die vermieden werden könnten. Eine sorgfältige Rechnungsprüfung erfordert jedoch sowohl Zeit als auch Ressourcen und ist daher vielen Fuhrparkverantwortlichen ein leidiges Thema. Dienstleister übernehmen die Rechnungsprüfung für Unternehmen – gerade bei größeren Flotten kann diese Form der Unterstützung wertvolle Ressourcen sparen.
Kostenersparnis durch Rechnungsprüfung – das Vorgehen
Überprüfung von Rechnungen auf Fehler
Rechnungen können Fehler enthalten, die zu überhöhten Kosten führen können. Durch eine sorgfältige Prüfung der Rechnungen können diese Fehler identifiziert und korrigiert werden, bevor sie bezahlt werden. Dies kann zu erheblichen Einsparungen führen.
Überprüfung der Verträge
Durch eine Überprüfung der Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern können ebenso Einsparungen erzielt werden. Beispielsweise können günstigere Preise ausgehandelt werden oder es können Rabatte für den Kauf größerer Mengen vereinbart werden.
Überwachung des Fahrerverhaltens
Eine Überwachung des Fahrerverhaltens kann dazu beitragen, unnötige Kosten zu reduzieren. Beispielsweise kann die Überprüfung von Geschwindigkeits- und Verkehrsverstößen dazu beitragen, das Fahrverhalten zu verbessern und Kraftstoffkosten zu senken. Telematik-Systeme können außerdem dazu beitragen, den Kraftstoffverbrauch und die Wartungskosten zu senken, indem sie Daten über Fahrverhalten, Kilometerstand und Wartungsbedarf liefern. Diese Daten können dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Kosten führen.
Identifikation von Betrug
Eine sorgfältige Prüfung der Rechnungen kann auch dazu beitragen, Betrug zu identifizieren. Beispielsweise kann eine Überprüfung der Kilometerstände und der Kraftstoffrechnungen helfen, festzustellen, ob, bei manuell geführten Fahrtenbüchern ein Fahrer möglicherweise falsche Kilometerstände angegeben hat oder ob Kraftstoff missbräuchlich verwendet wurde.
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