Software- und Tool- Vorschläge für bessere Kommunikation und mehr Produktivität.

Wie Sie ihre Kommunikation und Produktivität aufrecht halten können.

Unternehmen und Büros werden aktuell zu einem großen Teil geschlossen und Mitarbeiter müssen aus dem Home-Office arbeiten. Was für Start-Ups eine fast “normal” Arbeitsweise darstellt, bedeutet für viele traditionelle Unternehmen eine Umstellung bzw. nötige Digitalisierung.
Wir haben für Sie eine Auflistung der wichtigsten Softwareprodukte und Tools zusammengestellt, um auch im Home Office die Produktivität hochzuhalten. Im Fokus steht hierbei die “Digitalisierung von Arbeitsprozessen“, das “Arbeiten im Team” und die “Kommunikation mit dem Kunden”.  

Digitalisierung von Arbeitsprozessen

1.     Zeittracking

Lösungen wie Sie online ihre eigenen Arbeitszeit tracken und Projekten / Kunden zuordnen können.  Die Systeme können alleine oder im Team angewendet werden.

• Clockify, hilft bei der Stundenabrechnung/Auch für Kundenprojekte www.clockify.com
• Harvest, hilft bei der Stundenabrechnung/Auch für Kundenprojekte www.harvest.com
• Toggle, einfaches Zeitmanagement und reporting https://toggl.com/

2.     Fahrtenbuch digitalisieren

Sparen Sie Zeit und digitalisieren Sie ihr manuelles Fahrtenbuch. Nutzen Sie die Vorteile einer App- und Web-Applikation, um noch effizienter zu werden und auf der sicheren Seite zu sein.

• CARSYNC ONE App: kostenloses digitales Fahrtenbuch inkl. Services wie Reifenwechsel, Leasingrückläufer und Schadenmanagement https://www.carsync.de/digitales-fahrtenbuch/

3.     Urlaubstools

Lösungen, um den Urlaub online zu beantragen und die Übersicht zu bewahren.  

• Timebutler: Urlaubsanträge https://timebutler.de/
• Heavenhr: umfangreiche Personalverwaltung, www.heavenhr.com

4.     Scanner

Scannen Sie Dokumente unkompliziert und in bester Qualität mit Ihrem Handy.

• CamScanner: einfache Lösung www.camscanner.com
• Adobe Scan: einfach und kostenlos https://acrobat.adobe.com/de/de/mobile/scanner-app.html

‍5.     Teamprozesse
‍

Digitalisieren Sie Schritte und Prozesse wie Unterschriften, Genehmigungen und Freigaben.

• Jotform: Formular, Unterschriften online abbilden. https://www.jotform.com/

6.     Digitaler Briefkasten

Physische Post einscannen und in digitale Postfächer verteilen.

• Dropscan: Post wird an virtuelle Adresse versendet und eingescannt www.dropscan.com
• Getcaya: digitaler Briefkasten www.getcaya.com

7.     Terminvereinbarung

Vereinbaren Sie Gesprächstermine mit Kunden und Mitarbeitern online und verknüpfen Sie diese direkt mit Ihrem Kalender.

• Calendly: einfache Terminfindung 1zu1 www.calendly.com
• Doodle: für Gruppenterminfindungen  www.doodle.com
• Caleso: Tool für Online Terminbuchungen www.calenso.com

8.     Speicherorte

Toolvorschläge zur digitalen Dokumentenablage.

• Google Drive: einfache, kostenlose Möglichkeit https://www.google.com/drive/
• Dropbox: bekannter Filehosting-Dienst https://www.dropbox.com/

9.     Tools zur Interaktion

Schaffen Sie die Möglichkeit der Interaktion von Kunden, Mitarbeitern oder Gästen im Rahmen eines Vortrages, Online.eetings oder ähnlichem.

• Slido: Interaktion in Onlinemeetings durch Fragen und Quizzes www.slido.com  
• Wooclap: Live Quizzes, super zur Ideensammlung https://www.wooclap.com/

Arbeiten im Team

1.     Systemanbieter

Unter den Systemanbietern definieren wir Dienste, welche man für Arbeiten aller Art nutzen kann. Alle Vorschläge sind Cloud basiert und offline- als auch online nutzbar.  

• Microsoft 365: Produktivitätsanbieter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365
• Google G-Suite: Gmail, Docs, Drive und Kalender für Unternehmen, https://gsuite.google.com/intl/de/
• Zoho One: Betriebssystem für Unternehmer, CRM https://www.zoho.com/de/one/

2.     Screensharing, Onlinemeetingtools, Konferenzen

Diese Vorschläge eignen sich besonders gut für die Teamkommunikation mit Funktionen wie den Austausch von Dokumenten, an Dokumenten gleichzeitig arbeiten, Chat-Funktion uvm.

• Nexcloud Talk: Screensharing, Online-Meetings & Webkonferenzen ohne Datenverlust, https://nextcloud.com/de/talk/
• Microsoft Teams Plattform: Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/free?market=de
• Zoom: Marktführer für Meetinglösungen, https://zoom.us/

3.     Kommunikations Tools

Tools zur internen Kommunikation als Alternativen zu den klassischen Lösungen wie bsp. E-Mail.

• Slack: interne Kommunikation www.slack.com
• Google Hangout: Videokonferenz- und Instant-Messaging
• Skype Business:Tool für nahtlose Kommunikation https://www.skype.com/de/business/

4.     Projektmanagement

Besonders die Organisation der Aufgaben, der Mitarbeiter, der Kollegen und das Tracking der Aufgaben kann durch folgende Tools organisiert und optimiert werden.

• Trello: Kanban Board  https://trello.com/
• Asana: Aufgaben, Verantwortlichkeiten Kunden zuordnen www.asana.com
• Jira: Entwickler- & IT-lastiges Aufgabenmanagement: https://www.atlassian.com/software/jira

5.     Mindmapping

Anhand von Mindmaps können Aufgaben, Ziele, Ideen und Verantwortlichkeiten aufgezeichnet und verwaltet werden und Unternehmensprozess durch Diagramme abgebildet werden.  

• Mindmeister: einfach zu nutzen.
• Coggle: Mindmaps und Flow-Charts https://coggle.it/
• Wisemapping: open socurce, kann selbst gehostet werden http://www.wisemapping.com/

Kommunikation mit dem Kunden

‍1.     Webinartools

Webinartools eignen sich besonders gut für die Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern oder Lieferanten, um Lösungen (Bsp.) vorzustellen.  

• Webinaris: hauptsächlich für aufgezeichnete Webinare https://www.webinaris.com/
• Clickmeeting: als PlugIn direkt für den Webbrowser verfügbar https://clickmeeting.com/de
• Webinarjam: State of the art, auf Englisch verfügbar, https://home.webinarjam.com/

2.     Podcaststools

Setzen Sie einen Podcast für Ihre eigenen Marketingzwecke ein und stellen Sie ihre Vision, Meinung oder Lösung dar.

• Anchor: sehr einfacher Weg zum Podcast, https://anchor.fm/
• Spreaker: Podcasts erstellen und monetarisieren, www.spreaker.com  

3.     Feedback

Tool um das Feedback von Kunden und Mitarbeitern einzuholen.

• InvisionApp: individuelle Feedbackumfragen www.InvisionApp.com
• Kununu Engage: Mitarbeiter Feedback Tool https://engage.kununu.com/de/

4.     Online-Umfragen

Tool für online Umfragen für Feedback, Netpromoterscore und z.B. Kundenzufriedenheit.

• Google Survey: einfache Umfragen kostenlos https://surveys.google.com/
• Zoho Survey: professionell und einfach https://www.zoho.com/survey/
• Crowdsignal: Umfragen, Feedback und Quizzes https://crowdsignal.com/